Avez-vous le sentiment que vous n’avez pas assez de temps pour effectuer toutes vos tâches? Organiser efficacement la journée de travail pour profiter des heures que nous consacrons à notre travail est essentiel pour n’avoir pas à continuer à travailler à la maison.
Savoir s’adapter au temps disponible au travail est essentiel pour améliorer l’efficacité du travail, à la fois individuel et de l’équipe, et pour faire une meilleure répartition des tâches et des ressources. En outre, avec une meilleure organisation, vous pouvez éviter les pressions de dernière minute par l’expiration des délais.
Clés pour bien organiser la journée de travail
- Planifiez les tâches par heures, y compris les réunions, la préparation de documents ou la rédaction des e-mails en attente.
- Énumérez-les, en donnant la priorité à celles qui sont vraiment urgentes. Prenez votre temps, parce que si vous classez comme prioritaires trop de tâches dans un délai court de temps, le stress limitera très probablement votre capacité de travail.
- Apprenez à dire « non ». Ceci est l’un des points les plus difficiles à atteindre, cependant, dans la mesure du possible, essayez d’être réalistes et ne vous engagez pas à ces objectifs ou tâches que vous n’êtes pas en mesure d’accomplir dans le délai établi.
- Organisez votre travail pour ne pas perdre de temps inutilement dans la recherche de documents parmi une multitude de papiers.
- Évitez d’être distrait, ne perdez pas la concentration en essayant de faire trois tâches en même temps. Écouter les conversations de vos collègues pendant que vous lisez un rapport et répondez aux messages vous fait perdre du temps et augmente le stress.
- Profitez de l’énergie le matin pour résoudre le plus de travail. Bien qu’il y ait des jours où vous sentez que vous êtes plus endormi, les premières heures de la journée est le moment où le corps et l’esprit sont le plus reposés et le plus énergiques pour faire face aux tâches.
- Établissez la planification comme une routine quotidienne. Commencez tous les jours en prenant quelques minutes pour lister et hiérarchiser les tâches que vous devez finir et le temps que vous y passerez. De cette façon, vous pourrez organiser votre journée de travail de façon efficace et productive.
{{cta(‘a087e42d-5d77-4181-836b-caa0c3cac5f2′,’justifycenter’)}}
Méthodes pour augmenter la productivité au travail
Une fois que nous avons réussi à appliquer les clés pour organiser la journée de travail, et que nous avons amélioré nos faiblesses, nous pouvons essayer d’améliorer notre productivité au travail en mettant en pratique certaines des méthodes d’organisation de tâches les plus employés dans le monde entier.
Méthode TDG (Getting Things Done)
La méthode TDG mise sur la libération de l’esprit des tâches restantes en les enregistrant dans des dossiers différents, de sorte que nous pouvons nous concentrer sur la tâche vraiment importante. Cette approche innovante ne cherche pas une gestion du temps directe, mais elle se base sur le fait de décider sur quelles actions nous allons centrer notre attention et passer notre temps à ce moment-là.
Tout d’abord, vous pouvez stocker et organiser des tâches dans des dossiers. Un endroit où vous pouvez les créer est le courrier électronique. Ces dossiers doivent être classés selon un schéma similaire à ce schéma: projets urgents (ce sont des tâches qui nécessitent plus d’une action et qui doivent être réexaminées périodiquement), délégué / en attente (ce sont les tâches que vous avez déléguées à quelqu’un d’autre ou qui attendent une réponse), un autre jour (vous aimeriez les faire mais vous ne pouvez pas en ce moment). Selon cet ordre, vous devriez vous concentrer sur ce que vous allez faire. Une fois finie, archivez-la ou jetez-la.
Les règles de base sont les suivantes:
- Si une tâche prend moins de deux minutes, faites-la.
- Vous ne pouvez pas retourner aucune tâche à son dossier.
- Examinez le contenu des dossiers périodiquement.
Cette méthode vous donne l’aperçu et le contrôle des temps et des tâches.
Méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro mise à organiser notre journée de travail à des intervalles de 25 minutes (appelés « Pomodoro ») avec de courtes pauses entre eux. Pendant les heures de travail, il faut éviter toute distraction, vous ne pouvez changer d’activité ou de tâche que pendant le temps de repos. Tous les quatre « pomodoros », vous devez faire une pause plus longue.
Les clés pour organiser votre journée de travail avec la méthode Pomodoro sont:
- Planifiez votre journée de travail selon les pomodoros, ce qui réduit au maximum le temps perdu.
- Ne permettez pas d’être distrait pendant les 25 minutes de la période de concentration.
- Levez-vous de la chaise à chaque pause.
Grâce aux pauses fréquentes, la concentration et la productivité s’améliorent, ce qui permet une augmentation du temps libre. La concentration des tâches pendant les périodes de travail signifie moins d’interruptions et, conséquemment, l’accomplissement des tâches dans la journée de travail.
{{cta(‘a087e42d-5d77-4181-836b-caa0c3cac5f2′,’justifycenter’)}}
